Comment rédiger correctement une facture ?
Contrairement à ce que vous pourrez penser, la rédaction d’une facture ne se fait pas au hasard. En effet, il existe des mentions obligatoires imposées par la législation et une forme à respecter. De plus, sachez que votre facture peut être non valide si vous omettez des informations légales. Cela peut avoir des conséquences sur les délais de règlement du client et le traitement des données comptables.
Les méthodes de rédaction d’une facture
Une facture peut être établie à la main (sur papier) ou à l’aide d’un logiciel (support électronique). Quelle que soit la forme que vous choisissez, il est important de respecter différentes règles pour que votre facture soit validée par votre client ainsi que l’administration dans le cadre d’un contrôle. Pour authentifier votre facture, utilisez un tampon encreur que vous pourrez personnaliser. Il pourra confirmer que la facture a bien été émise par votre entreprise. Le tampon encreur est un gage de sécurité et garantit le professionnalisme de la société.
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Il existe certaines informations qui doivent obligatoirement être inscrites sur une facture :
- Les informations sur votre entreprise
Cela inclut la raison sociale de votre société ou votre nom si vous êtes un artisan. Vous devez également inscrire l’adresse de votre local, le numéro SIRET, le lieu d’immatriculation, le numéro d’identification TVA, le statut juridique ainsi que le montant du capital social.
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- L’identité du client
Il s’agit de réserver une place pour inscrire le nom du client ou la raison sociale s’il s’agit d’une entreprise en plus de son adresse.
- La référence de la facture
Une facture doit obligatoirement avoir une référence, un numéro unique qui vous permettra d’optimiser la gestion de vos données et de garantir une meilleure traçabilité.
- La liste des biens et des services
Il faut que votre facture contienne les désignations des biens et des services facturés, leur montant unitaire, leur quantité ainsi que la date de livraison ou également le délai d’exécution s’il s’agit d’un service.
- Le montant de la facture
Il s’agit des informations les plus importantes de la facture. Vous devez renseigner le montant total hors taxes des biens ou aussi des services facturés, le taux de TVA applicable avec toutes les mentions relatives à son application, le montant total TTC, les majorations de prix diverses, etc.
- Les conditions de paiement
Il est également obligatoire de mentionner les conditions de paiement, notamment la date d’échéance du paiement, les pénalités en cas de retard ainsi que les différentes conditions d’escompte.
Le tampon encreur
Le tampon encreur est un outil indispensable pour faciliter vos tâches administratives, notamment la rédaction des factures. Il existe différents types de tampons encreurs : le tampon personnalisable, le tampon à formule standard, le tampon numéroteur et le tampon dateur. Il existe différentes informations qui doivent être obligatoirement inscrites sur le tampon encreur de votre entreprise : le nom de la société, l’adresse postale, les contacts (téléphone et fax), le numéro de SIRET, SIREN ou RCS et APE, le capital de la société, le numéro de TVA intracommunautaire, etc. Vous pouvez aussi y appliquer votre logo pour booster la visibilité de votre entreprise. Pour réaliser votre tampon encreur, adressez-vous à un véritable expert.
