Se former à l’accueil physique et téléphonique en entreprise

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L’accueil physique et téléphonique est d’une grande importance dans une entreprise. C’est la toute première image de votre entreprise que vous envoyez à un potentiel client ou aux usagers au premier contact. Il doit donc être de qualité pour faciliter la communication entre votre personnel et les usagers de votre entreprise. Et pour que cet accueil soit efficace, le personnel à qui est attribuée cette tâche doit se former à l’accueil physique et téléphonique en entreprise.

Les avantages de la formation en accueil physique et téléphonique

La formation en accueil physique et téléphonique se fait suivant plusieurs modules. Et lorsque tous les modules de cette formation sont assimilés, ils permettent au personnel formé de/d’ :

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  • Connaître les normes et les exigences en vigueur en ce qui concerne l’accueil des potentiels clients dans une entreprise,
  • Mieux comprendre l’importance de l’accueil physique et téléphonique dans la relation client,
  • Mettre en valeur l’image de l’entreprise et la qualité des produits et services offerts,
  • Avoir une parfaite maîtrise des différentes techniques d’accueil physique et téléphonique,
  • Faire preuve de professionnalisme pendant une communication,
  • Aménager efficacement l’espace d’accueil tout en respectant les contraintes liées à la réglementation en vigueur.

En dehors de tous ces avantages, cette formationpermet au réceptionniste de bien gérer les situations difficiles. C’est-à-dire que grâce à cette formation, cet employé sera en mesure de faire face aux situations délicates. Il saura aussi comment canaliser les usagers bavards et rassurer ceux qui sont inquiets. Cette formation lui permettra également de combiner l’accueil physique et l’accueil téléphonique afin de satisfaire tous les usagers de l’entreprise.

Les enseignements de la formation en accueil téléphonique

La formation en accueil physique et téléphonique offre un grand nombre d’avantages généraux. Toutefois, il faut souligner de façon particulière, la formation en accueil téléphonique permet à l’employé de/d’ :

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  • Mener une bonne communication avec le client qui appelle,
  • Bien se présenter et présenter les prestations de l’entreprise pour les nouveaux usagers,
  • Écouter avec attention son interlocuteur et lui poser des questions pour faciliter l’expression des besoins du client,
  • Reformuler les demandes avant de les valider,
  • Fournir des renseignements et orienter, voire réorienter chaque usager,
  • Adopter une attitude positive, un rythme et un ton adaptés pour discuter avec les clients,
  • Savoir conclure avec habileté une conversation téléphonique et prendre congé de son interlocuteur,
  • Bien gérer les appels téléphoniques entrants et sortants.

Les spécificités de la formation en accueil physique

Tout comme la formation en accueil téléphonique, celle en accueil physique permet à l’employé au poste de réceptionniste d’/d :

  • Faire preuve d’attention face aux comportements non verbaux,
  • Avoir une apparence adaptée à son travail,
  • Rester en phase avec l’usager en face tout en respectant la distance de communication recommandée,
  • Être attentif pour vite détecter les signaux afin de prévenir les situations conflictuelles,
  • Donner des explications de qualité pour mieux informer,
  • Avoir la maîtrise du temps et recadrer une discussion sans offenser l’interlocuteur,
  • Conclure une conversation avec un visiteur et le raccompagner en utilisant un ton courtois.

L’accueil physique et téléphonique est un travail très exigeant au sein d’une entreprise. Il est donc important de se faire former afin d’en maîtriser tous les rouages.

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