Remboursement kilométrique : calculer indemnités kilométriques

En tant que salarié, vous pouvez bénéficier, selon les cas, du remboursement de vos frais kilométriques. Comment calculer vos indemnités kilométriques simplement afin d’avoir une bonne visibilité sur vos sorties et sur vos rentrées d’argent lié à votre activité professionnelle ? Le point sur le remboursement kilométrique de vos frais et sur le barème en vigueur.

Travail et frais kilométriques

Le barème des frais kilométriques est applicable en fonction de la puissance fiscale (nombre de chevaux du véhicule – CV). En étant salarié ou même employeur, les frais kilométriques se reportent soit en frais réels, soit en charges afin de ne pas avoir de taxe sur les véhicules de société.

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Chaque année, l’administration fiscale publie le barème kilométrique utilisable pour la déclaration d’impôts sur le revenu de l’année en cours. En général, cette publication se fait au mois de février et reste valable pour la déclaration de vos revenus à effectuer dès le mois d’avril de la même année.

Le barème kilométrique sert à évaluer le coût de l’utilisation d’un véhicule pour un contribuable. Ces frais kilométriques sont considérés de manière forfaitaire dans le barème annuel.

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Les frais kilométriques peuvent comprendre :

• L’amortissement du véhicule ;
• L’assurance du véhicule ;
• L’entretien et les réparations du véhicule ;
• le carburant nécessaire au véhicule, etc.

Le système des indemnités kilométriques et du barème

L’ensemble des frais kilométriques liés à l’utilisation du véhicule sont pris en compte dans la barème kilométrique et vont servir au calcul de vos indemnités. Parce que le travail implique souvent des déplacements, il est souvent juste et nécessaire qu’une entreprise propose de prendre en charge tout ou partie des frais kilométriques, selon le véhicule à disposition du salarié.

Ces frais ne prennent pas en compte les dépenses liées au péage des autoroutes ni les frais de stationnement. Cependant, une déduction est possible sous réserve de présentation de justificatifs.

Bon à savoir : les intérêts d’emprunt liés à l’achat d’un véhicule personnel peuvent être déduits au prorata de l’utilisation professionnelle.

Le remboursement des frais en indemnités kilométriques peut rapidement changer la vie d’une salarié sur un mois de travail.

Comment calculer ses frais kilométriques

Pour un salarié, le système du barème et des indemnités kilométriques est bénéfique.  Le salarié reçoit une compensation financière (une allocation forfaitaire) pour les frais de déplacements effectués pour le compte de l’entreprise.

Pour un employeur, le système du barème est aussi avantageux, puisqu’il lui permet d’intégrer ces frais dans ses charges. Il bénéficie alors d’une exonération de cotisations sociales, dans la limite du barème fiscal des indemnités kilométriques. L’employeur doit absolument justifier de l’utilisation de ces indemnités à des fins professionnelles.

Le barème kilométrique se base sur deux facteurs :

• Le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel ;
• La puissance fiscale du véhicule.

Le barème de l’administration fiscale va classifier les véhicules en fonction de leur puissance fiscale en CV. La distance est multipliée par un montant en euros, selon que le véhicule a parcouru jusqu’à 5 000 km, de 5 001 km à 20 000 km, ou au-delà de 20 000 km.

À noter : une moto, un vélomoteur ou un scooter peut aussi être concerné par l’indemnité kilométrique. Au moment de faire votre déclaration d’impôt sur le revenu, soyez vigilant à prendre le bon barème.

Exemple : pour un véhicule de 5 CV ayant parcouru 10 000 km (barème 2020), la formule sera :

(d x 0,308) + 1 200

Le calcul de l’indemnité kilométrique reviendra alors à :

(10 000 x 0,308) + 1 200 = 4 280 euros.

Les critères à prendre en compte pour le calcul des frais kilométriques

Pour calculer les indemnités kilométriques, il faut prendre en compte plusieurs critères. Le type de véhicule utilisé pour le déplacement professionnel doit être pris en compte. Les coûts liés à l’utilisation d’une voiture sont généralement plus élevés que ceux liés à l’utilisation d’un deux-roues.

La distance parcourue dans le cadre du déplacement professionnel doit aussi être prise en considération. Plus la distance parcourue est grande, plus les frais engendrés seront importants.

Il faut tenir compte des conditions météorologiques lors du trajet effectué pour un déplacement professionnel. Effectivement, si les conditions climatiques sont difficiles ou dangereuses (neige, verglas), cela peut augmenter les coûts liés au transport.

Il faut penser à inclure tous les frais qui peuvent avoir été occasionnés par ce déplacement : péages, parkings, assurances spécifiques.

Les entreprises doivent aussi tenir compte de leur politique interne et des obligations légales concernant le remboursement des frais professionnels. Certains employeurs préfèrent ainsi proposer aux salariés une allocation forfaitaire annuelle plutôt qu’un remboursement sur justificatif afin de simplifier leurs démarches administratives.

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Les différences entre le remboursement kilométrique et la prise en charge des frais réels

Pensez à bien faire la distinction entre le remboursement kilométrique et la prise en charge des frais réels. Le remboursement kilométrique consiste à verser une indemnité forfaitaire pour chaque kilomètre parcouru dans le cadre d’un déplacement professionnel. Ce montant est fixé par l’entreprise ou l’administration, selon les barèmes établis par l’État.

La prise en charge des frais réels, quant à elle, permet de rembourser tous les frais effectivement engagés lors du déplacement professionnel : carburant, péages, entretien du véhicule… Pour cela, il faut fournir les justificatifs correspondants aux dépenses facturées. Cette méthode permet une prise en compte plus précise des coûts engagés pour un déplacement professionnel. Toutefois, ce processus peut être long et fastidieux pour le salarié comme pour l’employeur.

Si certains employeurs préfèrent opter pour un remboursement sur justificatif afin d’éviter tout risque fiscal lié au versement d’une allocation forfaitaire annuelle (qui pourrait être considérée comme un supplément de salaire), cette solution peut représenter une surcharge administrative importante, notamment dans les grosses entreprises où plusieurs centaines voire milliers de notes de frais sont soumises chaque mois.

Le choix entre ces deux méthodes doit prendre en compte différents critères tels que la nature des déplacements professionnels régulièrement effectués (courte distance/longue distance) ainsi que leur fréquence. Effectivement, si vous êtes amené.e à voyager régulièrement pour votre travail et que vous utilisez votre véhicule personnel, la prise en charge des frais réels peut se révéler plus avantageuse pour vous. À l’inverse, si vos déplacements professionnels sont plus occasionnels, le remboursement kilométrique sera probablement une solution plus simple et rapide à mettre en place.

Il est toujours recommandé de vérifier auprès de son employeur quelle méthode est appliquée ainsi que les barèmes utilisés afin d’éviter toute confusion.