5 éléments à intégrer dans une réponse à un appel d’offres

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Rédaction de la réponse à un avis d'appel d'offres

Toute entreprise disposant des agréments nécessaires peut postuler pour l’exécution d’un projet d’intérêt public. L’attribution de ce genre de marché se faisant suivant une procédure bien règlementée. Il est donc important de bien s’y préparer. Quels sont les éléments indispensables que doit contenir une réponse à un appel d’offres ? Nous vous proposons d’en découvrir cinq à travers le présent article.

1.     La présentation de l’entreprise

Finalisation du document de présentation d'entreprise

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Le formulaire de réponse à un appel d’offres contient une part dédiée à la présentation de l’entreprise soumissionnaire. On ne vous demande pas de faire l’historique de la fondation de votre compagnie, mais plutôt de présenter son profil. Un accent particulier sera ainsi mis sur le(s) domaine(s) d’expertise et l’équipe chargée de la réalisation du projet. Il faudra également évoquer les forces et les faiblesses de l’entreprise.

Tous ces éléments permettent de juger de la compétence de l’entreprise qui se verra attribuer le marché. Aussi doit-on s’assurer de confier la rédaction à des professionnels. Conseil Services Collectivités vous apporte son expertise pour des réponses d’appel d’offres de grande qualité.

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2.     L’étude de la concurrence

Il est important de faire preuve d’objectivité à cette étape de la rédaction de la proposition. Son importance est d‘autant plus grande qu’elle permet de mettre en lumière les atouts d’une entreprise face à ses concurrents. Veillez à préciser les raisons principales qui justifieraient le choix porté sur vous. C’est aussi l’occasion de mettre en valeur les références professionnelles.

3.     Le résumé de l’avis d’appel d’offres

Dans cette partie, vous devez montrer votre compréhension des besoins réels de l’adjudicateur du marché. Il est donc fondamental de bien lire l’offre dans son entièreté afin de bien la retranscrire. Cette partie peut également servir d’espace pour la présentation de la stratégie de réponse à l’appel d’offres. Il faut veiller à la clarté ainsi qu’à la pertinence des solutions proposées. Des illustrations de tous genres peuvent se révéler d’une grande utilité.

4.     Le planning de réalisation du projet

Le calendrier d’exécution du projet est l’un des éléments à ne surtout pas oublier dans sa proposition. Il ne suffit pas de donner un délai assez court pour être sûr de remporter le marché. Le plus important est de pouvoir le justifier en partant sur la base d’outils techniques. Il faut donc évaluer les différents facteurs susceptibles de représenter des contraintes et d’y adapter le planning. Par conséquent, il doit être réaliste et offrir une bonne marge de manœuvre.

5.     Le budget prévisionnel

Calcul du budget prévisionnel

C’est l’un des éléments qui attire le plus l’attention des structures chargée de l’étude des dossiers d’appel d’offres (notamment la CAO). Il faut donc éviter de faire des exagérations dans la facturation. Cela augmenterait vos chances d’être retenus pour la phase de présentation des offres.

6 Les références et expériences similaires de l’entreprise

Lors de la phase d’évaluation des offres, les entreprises sont souvent évaluées sur leur expérience professionnelle et leurs références clients antérieures. Si vous avez travaillé pour des organisations similaires à celle qui a publié l’appel d’offres ou si vous avez réalisé des projets complexes impliquant un niveau élevé de compétence technique dans le domaine concerné, mentionnez-le.

Vous devez démontrer comment vos précédentes missions ont permis aux clients d’améliorer leur rentabilité grâce à votre savoir-faire.

En ce sens, il peut être judicieux de fournir une liste complète des projets pertinents réalisés par votre entreprise au cours des dernières années ainsi que les coordonnées du client correspondant pour témoigner de leur satisfaction.

N’incluez pas toutes les actions menées par votre entreprise car cela pourrait alourdir votre dossier et réduire sa clarté. Sélectionnez plutôt celles qui semblent le plus appropriées pour montrer vos capacités professionnelles.

Souvenez-vous que vous devez donner des données chiffrées telles que le budget alloué ou encore la durée concernée pour chaque exemple cité.

7 La stratégie de communication et de marketing proposée pour le projet.

Lorsque vous soumettez une proposition à un appel d’offres, assurez-vous de proposer une stratégie de communication et de marketing solide. Effectivement, les entreprises qui lancent des appels d’offres cherchent souvent des partenaires capables non seulement de fournir un travail technique efficace, mais aussi capables de promouvoir leurs produits ou services.

Pensez à bien comprendre les attentes du client. Vous pouvez commencer par présenter vos compétences en la matière avec des exemples concrets tels que des campagnes publicitaires réussies passées pour l’un ou l’autre client.

Dans cette partie, il est vital que vous soyez très clair. Expliquez comment votre plan va contribuer à augmenter la notoriété du produit ou service concerné et quels sont les résultats prévisibles (notamment quantitatifs) attendus grâce à chaque action entreprise. Serait-il plus judicieux, par exemple, d’investir dans une campagne digitale efficace visant particulièrement certains médias sociaux plutôt qu’une traditionnelle diffusion TV ? Mentionnez-le !

Vous devez aussi montrer comment vous allez adapter vos actions aux profils démographiques ciblés ainsi qu’à leurs comportements en ligne/hors ligne respectifs (exemples : influenceurs locaux vs nationaux • Facebook audience vs Instagram).

Pensez bien sûr à mentionner tous les canaux utilisés : réseaux sociaux, emailing, publicités sur moteurs de recherche, etc. Et n’hésitez pas à préciser les outils que vous pouvez mettre en place pour mesurer la performance de vos actions. Les données analytiques sont une aide précieuse pour déterminer quels sont les canaux efficaces et sur lesquels il est peut-être préférable d’investir davantage.

Rappelez-vous, l’objectif principal de cette section n’est pas seulement d’impressionner le client potentiel avec votre expertise, mais aussi de lui donner confiance en votre capacité à promouvoir son produit ou service aux yeux des bonnes personnes. Soyez donc convaincant !

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