Organisez une fête pour votre association !

Les occasions pour se réjouir ne sont pas rares dans une association. Avec les remises de trophées sportifs, dîners, spectacles annuels d’un club des anciens, présentation d’un nouveau projet : les moments de réjouissances sont nombreux. Cependant, organiser de telles fêtes n’est pas toujours simple. Il faut bien se préparer. Découvrez dans cet article quelques conseils pratiques pour organiser avec succès une réjouissance collective.

Décoration du lieu de l’événement : la guirlande guinguette

Il est important de connaître clairement dès le départ les objectifs de votre événement. Définissez avec précision :

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• l’occasion à laquelle vous souhaitez organiser la fête (anniversaire de l’association, célébration d’une réalisation, lancement d’un appel aux dons…),
• le thème du rassemblement,
• le nombre de personnes attendues…

Le thème d’un événement influence énormément sa réussite. Pour cela, avant même de penser à une location de guirlande guinguette pour décorer l’espace qui accueillera la fête, il faut choisir un thème accrocheur. La guirlande guinguette vous permettra de créer une ambiance festive afin de rappeler les bals anciens. Vous pouvez faire appel à une entreprise spécialisée pour l’installation de ces guirlandes équipées d’ampoules LED.

Le thème de la soirée incitera vos invités à faire le déplacement et à participer activement à la fête. Votre thème vous permettra également de savoir ce qu’il faut prévoir pour la décoration et sera une ligne directrice pour toutes vos démarches.

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Il faut également choisir un thème de cuisine qui contribuera à la réussite de la fête. À chaque type de soirée ou de fêtes convient une spécialité culinaire donnée. Par exemple, pour célébrer l’anniversaire de la création d’une association, vous pouvez vous tourner vers la cuisine italienne réputée pour ses saveurs chaudes et pimentées.

N’hésitez pas à faire des recherches sur internet pour trouver des idées de recettes spéciales qui plairont à tous les participants. Vous pouvez également vous faire accompagner par un service traiteur professionnel.

Enfin, selon votre objectif principal, définissez le nombre de personnes que vous inviterez à la fête. Cela vous permettra de prévoir juste ce qu’il faut et vous éviterez les gaspillages.

Événement associatif : définir une date le plus tôt possible

Pour réussir un événement, il faut définir une date précise plusieurs semaines, voire plusieurs mois, à l’avance. Cela vous permettra de commencer les préparatifs assez tôt et d’éviter de faire des choix hasardeux.

La date doit également être bien choisie. Par exemple, si vous prévoyez d’organiser une collecte de fonds pendant la fête, un jour ouvrable sera forcément un mauvais choix. La majorité de vos invités pourraient ne pas être présents en raison de leurs obligations professionnelles.

Si vous comptez principalement sur certains invités, n’hésitez pas à demander leur avis. Confrontez ensuite ces avis pour finalement trouver un bon compromis.

Choisir le lieu de l’événement et demander les autorisations

Après la date, le choix du lieu est également une des premières choses à faire. Le lieu que vous choisirez influencera beaucoup le budget nécessaire à la fête ainsi que les autorisations à demander. Ensuite, il faudra aménager et décorer l’endroit.

Vous pourrez alors utiliser des guirlandes guinguettes pour embellir l’espace, une petite expo photo, des fleurs et d’autres accessoires pour une décoration originale.

Mais l’essentiel avant tout, c’est de trouver un lieu adapté à votre événement. Par exemple, pour une soirée exclusivement entre les membres de l’association, une fête en plein air sera parfaite pour que tout le monde puisse s’éclater au maximum.

Si vous le voulez, vous pouvez aussi tenir votre événement dans un parc ou un espace public. Quoi qu’il en soit, assurez-vous que le lieu choisi sera disponible au moment souhaité. Dans le cadre d’une organisation en plein air, vous devez également vous conformer à certaines obligations légales.

Il faudra par exemple demander dans les délais prescrits, les autorisations nécessaires. Selon le lieu choisi, vous devez faire une :

• demande d’autorisation auprès de la mairie ;
• déclaration de manifestation à la gendarmerie ou au commissariat de police ;
• demande d’autorisation auprès de la SACEM (Société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique) ;
• demande d’ouverture d’une buvette temporaire auprès de la mairie…

En plus de ces formalités, vous devez souscrire une assurance responsabilité civile temporaire. Cela vous permettra de bénéficier d’une couverture en cas d’incident durant l’événement.

Se faire aider pour organiser la fête associative

Organiser un événement associatif est une tâche ardue et chronophage. Entre la recherche d’un emplacement idéal, la distribution des invitations, et la communication, vous risquez d’être vite débordé. En réalité, c’est un travail très compliqué à faire seul.

Pour alléger votre charge de travail, n’hésitez pas à impliquer d’autres membres de l’association ou des bénévoles dans l’organisation de la fête. Responsabilisez-les en fonction de leurs compétences et de leurs centres d’intérêt.

L’un des meilleurs moyens pour y parvenir est de définir un planning qui contiendra toutes les tâches à effectuer. Pour chaque tâche, fixez une échéance et assignez une personne qui est capable de s’en occuper. Il existe de nombreux outils digitaux qui peuvent vous permettre de faire cela et de suivre en temps réel l’évolution des préparatifs.

Prévenir à temps les invités et faire des rappels aux inscrits

La gestion des invitations est aussi importante. Les personnes VIP ont souvent un agenda chargé sur près de deux semaines. C’est pourquoi vous devez leur envoyer votre invitation au moins trois semaines avant la fête.

Autrement, vous risquez de vous retrouver avec plusieurs sièges vides. Vous pouvez envoyer les invitations aux personnes concernées par mail. Il est cependant conseillé de personnaliser chacune des invitations que vous adresserez à vos invités VIP. N’hésitez pas non plus à leur faire un rappel téléphonique à l’approche de la date.

Pour les inscriptions à la fête (s’il y en a), un formulaire d’inscription en ligne via une plateforme spécialisée sera parfait. Cela vous évitera de recevoir de façon intempestive des mails de confirmation de participation. Vous pouvez toutefois faire un rappel par mail aux personnes ainsi inscrites, à quelques jours de l’événement.

Fête d’asso : finaliser les derniers détails avant le jour J

À l’approche de la fête, assurez-vous que chacun a joué pleinement son rôle et que tout est en place. Identifiez les manquements et corrigez-les sans perdre du temps. Éventuellement, il faudra également s’occuper de :

• la mise en place du support de présentation ;
• la préparation des goodies ;
• les derniers rappels (mails et appels)…

Faites tout pour éviter les courses de dernière minute le jour J. Vous vous éviterez ainsi un grand stress inutile, et vous réussirez votre fête.

Que retenir ? La réussite d’une fête pour votre association passe par une bonne préparation. Pour cela, il faut définir des objectifs clairs, choisir un bon thème, un lieu et une date précise. Partagez les tâches pour accélérer les préparatifs. N’oubliez pas : une décoration parfaite, avec des guirlandes guinguettes par exemple, contribuera également à créer une ambiance détendue et festive.